La ou le secrétaire d'hôtel sont les premières personnes rencontrées par la clientèle d'un hôtel. Ils renseignent les clients, enregistrent leurs réservations, les accueillent à la réception, leur remettent les clés, établissent les factures et encaissent les sommes dues. Par leur connaissance exacte de l'état d'occupation de l'hôtel et des demandes des clients, ils coordonnent les activités de l'ensemble du personnel de l'établissement.

Leurs principales activités consistent à:

Réception et information

• accueillir les clients, leur donner des indications sur les prix, l'équipement des chambres, les commodités, etc.; indiquer le numéro de chambre et le chemin pour y accéder, leur remettre les clés;
• informer sur les services de l'hôtel: horaires des repas, salles à disposition, activités sportives et culturelles, etc.;
• répondre aux demandes de renseignements: horaires de bus, programme de cinémas, bars et restaurants recherchés, etc.;
• effectuer certaines réservations: théâtre, excursion, etc.;

Gestion et administration

• préparer quotidiennement la liste d'occupation des chambres, des salles de séminaire et de fête et en aviser les différents services de l'hôtel;
• confirmer les réservations et tenir à jour le fichier des arrivées et départs;
• préparer les notes de frais et la facturation, encaisser les paiements;
• tenir la "main courante", qui totalise jour après jour les prestations fournies par chaque département de l'hôtel;
• assurer la correspondance, classer ou transmettre le courrier, gérer le central téléphonique;
• effectuer la traduction en plusieurs langues et la mise en forme des menus et cartes de mets;
• passer les commandes aux fournisseurs et contrôler les marchandises reçues;
• faire les demandes d'autorisation pour les permis de travail, les ouvertures tardives;
• prendre contact avec des agences de voyages pour promouvoir l'hôtel;
• établir des plans de travail des employés en collaboration avec le ou la responsable du personnel;
• assumer, parfois, la comptabilité de l'établissement;
• dresser des statistiques de vente, de taux d'occupation de l'hôtel, de la durée moyenne des séjours, du chiffre d'affaires des différents départements de l'établissement.

Le travail des secrétaires d'hôtel varie en fonction de la taille et du type de l'établissement. Dans un hôtel de grande taille, ils travaillent en équipe sous le contrôle du chef ou de la cheffe de réception et collaborent avec les responsables des différents services internes. Dans un petit hôtel, ils sont polyvalents et leur fonction comprend diverses activités: assistance à la direction, conciergerie d'hôtel, travaux d'intendance, d'économat, etc. Dans tous les cas, ils doivent faire face aux périodes d'affluence, aux exigences et réclamations des clients, ainsi qu'aux horaires de travail irréguliers.

La formation de secrétaire d'hôtel s'acquiert par un apprentissage ou dans une école privée.

APPRENTISSAGE DE COMMERCE

Lieux

• formation pratique (3 à 3,5 jours par semaine) dans un établissement hôtelier;
• formation théorique (1,5 à 2 jours par semaine) à l'école professionnelle.

Durée

• 3 ans.

Conditions d'admission

• scolarité obligatoire achevée;
• certaines entreprises ou écoles recourent à un examen d'admission.

• certificat fédéral de capacité (CFC) d'employé ou d'employée de commerce.

• langues, information, communication, administration, économie et société, etc.

FORMATION DE SECRETARIAT HÔTELLIER

Lieu

• Ecole Jeuncomm à Lausanne.

Durée

• 2 ans, dont 1 an de stage pratique dans un hôtel.

• 17-25 ans, connaissances linguistiques, entretien et/ou test d'admission.

Titre obtenu

• diplôme de secrétaire-réceptionniste en hôtellerie, délivré par Hotelleriesuisse.

Contenu (à titre indicatif)

• culture générale; connaissances hôtelières, gestion du personnel, administration, réception, assurances sociales; langues et communication hôtelière: français, allemand, anglais, informatique;
• etc. 

• CHF 12'500.-

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/ecoles

 

Les secrétaires d'hôtel peuvent, au cours de leur carrière, accéder à des postes à responsabilité et fonctionner comme:

• spécialiste dans un domaine administratif (comptabilité, achat, contrôle, service du personnel);
• assistant/assistante ou chef/cheffe dans un grand hôtel ou restaurant;
• assistant/assistante de direction;
• chef/cheffe de réception;
• chef/cheffe concierge;
• etc.

Perfectionnement

Les secrétaires d'hôtel peuvent envisager les perfectionnements suivants:

• différents cours organisés par Hotelleriesuisse, les écoles hôtelières ou Gastrosuisse, sur des thèmes divers: gestion, marketing, communication, langues, etc.;
• diplôme en gestion d'exploitation hôtelière, 2 ans, Lausanne;
• etc. 

Les détenteurs-trices d'un CFC d'employé-e de commerce, d'un diplôme de commerce ou d'une maturité professionnelle commerciale, peuvent envisager les perfectionnements suivants:

• brevet fédéral de chef/cheffe d'accueil et d'administration hôtelière;
• brevet fédéral d'assistant/assistante en tourisme;
• diplôme de restaurateur-hôtelier ES, 2 ans et demi, Genève;
• diplôme fédéral d'expert/experte en tourisme;
• bachelor of Science HES-SO en hôtellerie et professions de l'accueil, 3 ans, Lausanne;
• etc.

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/perfectionnement.