Kulturmanager/innen übernehmen ganz unterschiedliche Funktionen im Kunst- und Kulturbereich. Je nach beruflichem Hintergrund spezialisieren sie sich auf eine bestimmte Sparte und arbeiten zum Beispiel als Theaterintendantinnen, städtische Kulturbeauftragte, Museumskuratorinnen, Musikagenten, Verlegerinnen, Sponsoringbeauftragte eines Unternehmens, Galeristinnen, Geschäftsführer einer Stiftung, Filmproduzentinnen oder Kunsthändler.
Im Beruf verbinden Kulturmanager/innen ihr kulturelles Wissen mit Managementkenntnissen. Es liegt in ihrer Verantwortung, künstlerische Ansprüche mit betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten in Einklang zu bringen und dabei die Anliegen der involvierten Akteure zu berücksichtigen. So bestimmen sie einerseits mit über Inhalte und kümmern sich andererseits um die Sicherung der finanziellen, infrastrukturellen und rechtlichen Rahmenbedingungen.
Im organisatorischen Bereich engagieren Kulturmanager/innen beispielsweise Künstler/innen für eine Produktion oder Ausstellung und klären Formalitäten wie Aufenthaltsbewilligungen ab. Sie handeln Verträge mit verschiedenen Aufführungsstätten aus, entscheiden über Infrastrukturanpassungen eines Kulturbetriebs oder konzipieren und realisieren eine Preisverleihung oder ein Konzert. Dabei beachten sie immer auch die rechtlichen Bestimmungen, zum Beispiel des Urheber- und Veranstaltungsrechts.
Da im Kulturbereich die finanziellen Mittel häufig beschränkt sind, müssen Kulturmanager/innen auch mit knappen Ressourcen effizient arbeiten und nötigenfalls Prioritäten setzen. Sie erstellen Budgets und behalten die Kosten im Griff. Fundraising und Sponsorensuche gehören oft zu ihren zentralen Aufgaben. Sie kennen die Akteure und Mechanismen der öffentlichen wie auch privaten Kulturförderung und nutzen diese Kontakte geschickt.
Eng damit verknüpft ist die Öffentlichkeitsarbeit. In einem Umfeld grosser Konkurrenz müssen Kulturmanager/innen ihre Angebote verkaufen können. Sie erheben die nötigen Daten, entwickeln PR- und Marketingstrategien und setzen diese um. Ausserdem pflegen sie Kontakte zu Personen und Institutionen aus Wirtschaft, Politik, Kultur und Medien.