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Assistant de direction BF / Assistante de direction BF

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Catégories
Domaines professionnels
Economie, administration
Niveaux de formation
Formation professionnelle supérieure
Swissdoc
0.611.9.0

Mise à jour 08.03.2016

Description

L'assistant ou l'assistante de direction secondent les cadres d'entreprise en les déchargeant de toutes les tâches administratives. A l'aide des technologies de l'information et de la communication (TIC), ils organisent le travail de secrétariat: rédaction de correspondance, saisie et diffusion de documents, gestion de l'agenda, planification de réunions de travail, de voyages d'affaires, d'événements, etc.
Les assistants de direction agissent par délégation de compétences et mettent en pratique les décisions entrepreneuriales.

Leurs principales activités consistent à:

Communication

  • prendre en charge la partie administrative de l'entreprise ou du département, organiser, planifier et distribuer le travail;
  • rédiger du courrier selon les consignes du responsable, saisir des procès-verbaux, des rapports, parfois en plusieurs langues;
  • tenir l'agenda, fixer et noter les rendez-vous, organiser des réunions de travail, des voyages d'affaires;
  • exploiter des informations et les transmettre à l'aide d'instruments de communication (téléphone, fax, messagerie électronique, Intranet);
  • maîtriser les outils informatiques (traitement de texte, tableurs, graphiques, bases de données); appliquer les règles qui régissent la signature électronique;
  • protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers;
  • organiser les systèmes de classement et d'archivage de pièces comptables, documents techniques, dossiers de collaborateurs, etc.;
  • encadrer le personnel de secrétariat et superviser son travail;

Information

  • procéder à la synthèse de données internes avant diffusion: rapports, statistiques, bilans, etc;
  • recueillir, enregistrer, traiter et diffuser des informations à l'aide de l'informatique; numériser, télécopier, multicopier des documents;
  • mener des tâches de communication, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise ou de l'administration publique;
  • respecter les objectifs fixés et limiter les coûts en matière de publicité, marketing et relations publiques;
  • collaborer à l'organisation de salons, de congrès ou de manifestations;
  • accompagner parfois le patron dans ses déplacements;
  • accueillir, recevoir et renseigner clients ou visiteurs.

Environnement de travail

L'assistant ou l'assistante de direction travaillent en équipe au sein d'une entreprise, d'une association ou d'une administration publique. Le niveau de leurs responsabilités dépend de leurs qualifications et de la taille de l'entreprise ou du service. Ils doivent faire preuve d'une grande disponibilité pour répondre à la variété des demandes, souvent dans des délais très courts. Leurs horaires sont parfois irréguliers.

Formation

La formation d'assistant ou d'assistante de direction s'acquiert en emploi.

Lieux

  • diverses localités de Suisse romande.

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/perfectionnement.

Durée

  • 2 à 3 ans (selon le centre de formation).

Conditions d'admission à l'examen

  • CFC d'employé-e de commerce, de gestionnaire du commerce de détail, maturité ou titre jugé équivalent et 4 ans de pratique professionnelle dans le domaine commercial;
  • autre CFC ou AFP d'assistant-e de bureau et 5 ans de pratique professionnelle dans le domaine commercial;
  • autre titre et au moins 8 ans de pratique professionnelle dont 5 ans dans le domaine commercial.

Titre obtenu

  • brevet fédéral d'assistant ou d'assistante de direction.

Contenu (matières d'examen)

  • communication en langue maternelle;
  • communication en langue étrangère;
  • organisation et gestion de projets;
  • gestion de l'information;
  • compréhension entrepreneuriale.

Perspectives professionnelles

L'assistant ou l'assistante de direction ayant quelques années de pratique peuvent se voir confier la responsabilité d'un service et accéder ainsi au statut de cadre commercial-e ou de cadre de gestion.

Perfectionnement

Les assistants de direction peuvent envisager les perfectionnements suivants:

  • cours de formation continue dans le domaine du secrétariat, de la communication et des langues proposés par les écoles et les organisations du monde du travail;
  • brevet fédéral de spécialiste en organisation d'entreprise, formation modulaire en emploi, Lausanne;
  • brevet fédéral de spécialiste RH, 2 ans en emploi, divers lieux de Suisse romande;
  • brevet fédéral de spécialiste en relations publiques, en emploi, Bienne et Lausanne;
  • etc.

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/perfectionnement.

Adresses utiles

Société suisse des employés de commerce (SEC Suisse)
Secrétariat romand
Rue Saint-Honoré 3
Case postale 3072
2001 Neuchâtel 1
Tél.: 032 721 21 37
URL: http://www.secsuisse.ch

Autres informations

Qualités requises

  • Aptitude à diriger et gérer une équipe
  • Disponibilité
  • Esprit d'initiative
  • Facilité d'expression
  • Facilité pour les langues
  • Présentation soignée
  • Sens de la communication

Intérêts

  • Secteur administratif, commercial
  • Langues