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Assistant de direction BF
Assistante de direction BF
En tant qu'assistante ou assistant de direction, vous secondez les cadres d'entreprise en les déchargeant de toutes les tâches administratives. A l'aide des technologies de l'information et de la communication (TIC), vous organisez le travail de secrétariat: rédaction de la correspondance, organisation des documents et gestion de l'agenda.
Tâches
- Prendre en charge la partie administrative de l''entreprise ou du département, organiser, planifier et distribuer le travail
- Rédiger du courrier selon les consignes des responsables, saisir des procès-verbaux et des rapports, parfois en plusieurs langues
- Tenir l'agenda, fixer et noter les rendez-vous, organiser des réunions de travail, des voyages d'affaires, des événements
- Transmettre les informations à l'aide d'instruments de communication comme le téléphone, un blog, la messagerie électronique ou un système Intranet
- Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers
- Encadrer le personnel de secrétariat et superviser son travail
- Recueillir, enregistrer, traiter et diffuser des informations à l'aide de l'informatique et numériser, télécopier ou multicopier des documents
- Communiquer des informations, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise ou de l'administration publique
- Respecter les objectifs fixés et limiter les coûts en matière de publicité, marketing et relations publiques
- Collaborer à l'organisation de salons, de congrès ou de manifestations
- Accompagner parfois la direction dans ses déplacements
- Accueillir, recevoir et renseigner la clientèle et les visiteurs
Environnement de travail
En tant qu'assistante ou assistant de direction, vous travaillez au sein d'une entreprise privée, d'une organisation ou d'une administration publique, principalement dans un bureau. Votre activité s'exerce dans un environnement administratif et exige une grande disponibilité pour répondre à des demandes souvent imprévues. Vos horaires peuvent être irréguliers en fonction de la charge de travail.
Vous pouvez travailler dans des petites, moyennes ou grandes entreprises, ainsi que pour des organismes publics et des associations. Le niveau de responsabilité varie en fonction des qualifications, de l'expérience et de la taille de l'entreprise. Après quelques années d'expérience, vous pouvez assumer la responsabilité d'un service et occuper ainsi un poste de cadre ou de manager.
Qualités requises et intérêts
- Aptitude à diriger et gérer une équipe
- Disponibilité
- Esprit d'initiative
- Facilité d'expression orale
- Facilité pour les langues
- Présentation soignée
- Sens de la communication
- Planifier, organiser
- Utiliser les langues
- Diriger et assumer des responsabilités
- Travailler avec précision
- Avoir des contacts avec d'autres personnes
Formation
Cette formation est généralement modulaire et s'acquiert en emploi.
- 3 à 5 semestres selon le centre de formation
- Les conditions d'admission à l'examen figurent dans le règlement
- Brevet fédéral d'assistante ou d'assistant de direction
Autre information
- Examen.ch SA
Organisation d'examens professionnels, professionnels supérieurs, de module et de programmes de certification internes en Suisse
- SecSuisse
Société suisse des employés de commerce
- Bases legales