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Organisateur d'événements / Organisatrice d'événements

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Catégories
Domaines professionnels
Hôtellerie, restauration, tourisme - Économie, administration - Arts appliqués, arts, musique - Médias et communication
Niveaux de formation
Autre formation
Swissdoc
0.612.19.0

Mise à jour 26.11.2019

Images (8)

Travail d’équipe
Travail d’équipe

Travail d’équipe

La conception de tout projet passe par des séances de brainstorming et de collaboration entre collègues.

Copyright SDBB | CSFO, Francesca Palazzi

Travail d’équipe
Planification et anticipation

Planification et anticipation

Un événement s’organise souvent des mois à l’avance.

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Planification et anticipation
Tâches administratives

Tâches administratives

L’essentiel des activités du métier s’effectue au bureau: mails, téléphones, visioconférences, etc.

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Tâches administratives
Réseau professionnel

Réseau professionnel

Sur le terrain, les organisateurs d’événements sont attentifs à entretenir de bonnes relations avec les différents partenaires.

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Réseau professionnel
Gestion de projet

Gestion de projet

Tableaux Excel, checklist ou «to do list» permettent de documenter et vérifier jour après jour l’avancée de chaque tâche.

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Gestion de projet
Outils de communication

Outils de communication

La présentation d’un concept au client se fait à l’aide de présentations Powerpoint, visualisations 3D, maquettes, etc.

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Outils de communication
Garder son calme

Garder son calme

La pression va crescendo jusqu’aux dernières heures avant l’événement: résister au stress s’avère essentiel.

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Garder son calme
Marquer les esprits

Marquer les esprits

L’objectif principal de ces professionnels est de créer un événement unique et qui se déroule sans accroc afin que le client ou le public revienne.

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Marquer les esprits

Description

L'organisateur ou l'organisatrice d'événements s'occupent de la préparation de congrès ou de manifestations dans les domaines du commerce (foires, lancements de produits), de la culture (vernissages, expositions, concerts, festivals), de la politique (réceptions, meetings, campagnes), du sport (compétitions, galas), du tourisme (animations dans les stations), pour les autorités (réceptions officielles) ou des privés (anniversaires, mariages, baptêmes, etc.). Ils interviennent à tous les stades du processus, qui va de la recherche de financement à la promotion de l'événement.

Leurs principales activités consistent à:

Planification de l'événement

  • identifier les souhaits et les attentes de la clientèle (but recherché, public cible, etc.);
  • proposer le concept à l'aide d'un dossier (images, graphiques) et négocier le budget;
  • clarifier les questions de droits d'auteur, demander les autorisations nécessaires aux autorités, contracter des assurances;
  • solliciter des dons, obtenir des contrats de sponsoring;
  • alimenter et tenir à jour un carnet d'adresses et le calendrier de l'événement;
  • définir le matériel et les installations nécessaires; trouver des entreprises chargées de fournir les prestations, négocier les contrats;
  • définir un cahier des charges pour les différents intervenants;
  • élaborer ou adapter des stratégies de communication et gérer les relations avec les médias; préparer des dossiers pour les campagnes de promotion; exploiter le nom et l'image de l'événement;
  • engager le personnel (fixe et intérimaire), recruter les bénévoles;

Gestion de l'événement

  • assurer le suivi des mandats en supervisant le travail des différents prestataires et intervenants;
  • organiser le transport et le montage des infrastructures (scènes, écrans, tentes de fête, installations sanitaires, etc.);
  • superviser et diriger le personnel et les bénévoles;
  • gérer les imprévus, trouver des solutions alternatives si nécessaire;
  • veiller au respect des normes de sécurité et de prévention des accidents;

Clôture de l'événement

  • superviser le démontage des infrastructures et veiller à la remise en état des lieux;
  • établir un bilan et un dossier de la manifestation;
  • selon l'importance de l'événement, organiser une séance de clôture et diffuser un communiqué à la presse;
  • veiller à la facturation des infrastructures mises à disposition et au versement des salaires du personnel et des prestataires.

Environnement de travail

Les activités des organisateurs d'événements varient selon le type de manifestations. Ils peuvent travailler seuls mais assument généralement la responsabilité d'une équipe (personnel temporaire, hôtesses ou bénévoles) et collaborent avec d'autres professionnels (animateurs, techniciens, etc.). Ils sont en contact étroit avec la clientèle et les différents prestataires, et se déplacent fréquemment. Leurs horaires sont irréguliers car leurs activités se déroulent souvent le soir et le week-end, dans des conditions stressantes.

Formation

La formation d'organisateur ou d'organisatrice d'événements s'acquiert en école privée, en journée et/ou en soirée.

Lieux

  • divers lieux de Suisse romande.

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/perfectionnement.

Durée

  • variable selon l'école.

Conditions d'admission

Une formation préalable dans le secteur commercial (gestion administrative), du marketing, de la communication, de la publicité, des relations publiques, du tourisme ou de l'hôtellerie, ainsi que plusieurs années d'expérience dans un domaine apparenté constituent une bonne base pour occuper cette fonction.

Titre obtenu

  • certificat ou diplôme de l'école.

Contenu (à titre indicatif)

  • introduction au marketing et à la communication; événementiel et sponsoring; besoins du marché; stratégie (conceptualisation, réalisation, budget); activation (planning); amplification (actions, évaluations); résultats; entraînement et examens.

Perspectives professionnelles

Les organisateurs d'événements travaillent pour le compte d'une entreprise ou montent leur propre agence. Leurs revenus dépendent de leur faculté à trouver des mandats. La Suisse étant un petit pays, les débouchés sont limités et la concurrence est forte. Pour assurer la pérennité de leur entreprise ou de leur emploi, les organisateurs d'événements doivent constamment se renouveler et proposer des concepts novateurs.

Perfectionnement

Les organisateurs d'événements ont la possibilité de parfaire leur formation en suivant des cours dans des domaines aussi divers que la communication, le marketing, la gestion de projets culturels et musicaux, la comptabilité, le droit, etc.

Pour plus de détails, consulter www.orientation.ch/perfectionnement.

Adresses utiles

Association Romande Technique Organisation Spectacle (ARTOS)
Av. de Morges 26
1004 Lausanne
Tél.: 021 621 80 60
URL: http://www.artos-net.ch

Expo-Event. Live Communication Verband Schweiz
Kapellenstrasse 14 / Postfach
3001 Berne 1
Tél.: 058 796 99 54
URL: http://www.expo-event.ch

Autres informations

Qualités requises

  • Aptitude à travailler en équipe
  • Esprit d'initiative
  • Autonomie et débrouillardise
  • Disposition à de fréquents déplacements
  • Facilité pour les langues
  • Résistance nerveuse

Intérêts

  • Documentation, marketing, médias, publicité
  • Hôtellerie, restauration, tourisme et économie familiale
  • Vente
  • Art, création artistique, littérature
  • Spectacle

orientation.ch