Le déclarant ou la déclarante en douane accomplissent toutes les démarches administratives et les formalités douanières que nécessitent l'importation ou l'exportation de marchandises. Ils établissent des déclarations conformément à la législation en vigueur pour le trafic routier, ferroviaire, maritime, fluvial et aérien. Les déclarants en douane ne doivent pas être confondus avec les spécialistes en douane et sécurité des frontières qui contrôlent les déclarations et perçoivent les droits et les taxes exigibles.
Leurs principales activités consistent à:

Préparation des déclarations en douane

• connaître les dispositions légales (droit douanier, lois et ordonnances sanitaires, environnementales, etc.) en relation notamment avec les divers produits importés ou exportés: denrées alimentaires, alcools, végétaux, sérums et vaccins, métaux précieux, explosifs, etc.;
• renseigner le client sur le classement tarifaire des marchandises;
• contrôler la conformité des documents fournis (factures, bulletins de livraison, certificats d'origine, etc.), limiter au maximum les risques d'erreurs pour éviter des pénalités douanières;
• effectuer parfois un contrôle des marchandises à l'entrepôt;

Etablissement des documents officiels

• établir des déclarations en douane en identifiant la marchandise et remplir des formulaires électroniques d'importation, d'exportation, de dédouanement, etc.;
• préparer des attestations particulières pour les matières dangereuses, les substances explosives ou radioactives, les œuvres d'art, etc. et joindre des documents tels que certificats sanitaires, permis, déclarations d'importation;
• communiquer à la douane les renseignements concernant le mode de vente entre le vendeur et l'acheteur, ainsi que l'origine des marchandises (quantité, poids, destination, moyen de transport, etc.);
• appliquer les tarifs prévus, calculer les montants des droits et taxes, en fonction de la matière, des dimensions, des particularités des marchandises;

Organisation interne

• encadrer et former les employés du secteur douanier de l'entreprise, superviser leur travail;
• établir des contacts avec les professionnels chargés du transport des marchandises.

Environnement de travail

Le déclarant ou la déclarante en douane titulaire d'un brevet fédéral sont des cadres qui assument seuls les mandats confiés par les clients à la maison d'expédition pour laquelle ils travaillent. Ils sont en contact étroit et régulier avec les spécialistes en douane et sécurité des frontières en Suisse et dans l'Union européenne, ainsi qu'avec les transporteurs. Leurs horaires sont en principe réguliers, mais le rythme d'activité varie en fonction des arrivages de marchandises.