L'assistant ou l'assistante de bureau exécutent, pour l’essentiel, des tâches administratives simples et standardisées. Ils accueillent les personnes à la réception, répondent au téléphone, photocopient, classent et distribuent des documents, selon les instructions du ou de la responsable.

Leurs principales activités consistent à:

Réception

• accueillir les gens à la réception, répondre à leurs demandes ou les diriger vers le service compétent;
• répondre au téléphone, prendre des notes, renseigner ou passer la communication à la personne concernée;
• déposer et retirer du courrier au guichet de la poste; distribuer le courrier dans l'entreprise;
• utiliser les équipements de transmission de données disponibles (téléphone, fax, ordinateur), en maîtriser les principales opérations techniques (chargement de papier, changement des cartouches d'encre, etc.);

Secrétariat

• élaborer et mettre en page de manière autonome, à l'aide de programmes informatiques usuels, des documents standards: lettres, formulaires, listes, tableaux;
• rédiger des procès-verbaux et des communiqués internes courants; traiter certaines pièces comptables, tenir une comptabilité débiteurs et créanciers simple;
• rassembler, mettre à disposition, à l’aide de listes de contrôle, de la documentation pour des équipes de travail, des clients, des conférenciers, des visiteurs;
• planifier les activités quotidiennes et les exécuter par ordre de priorité;
• chercher les informations nécessaires à l’exécution des tâches en utilisant les moyens disponibles: Internet, Intranet, notices d’utilisation, répertoires, annuaires téléphoniques, directives internes, etc.;
• mettre à jour des données; les compléter, les actualiser et les adapter, les sauvegarder régulièrement, en se conformant aux directives;
• classer des données et des documents ou les éliminer, selon des instructions, en tenant compte des aspects de sécurité et de confidentialité; collaborer à la gestion des archives internes de l’entreprise;
• utiliser la photocopieuse, connaître et exploiter ses principales fonctions, la programmer de manière adéquate selon les besoins;
• résoudre les problèmes indiqués par les messages d’erreur et certains dysfonctionnements des équipements de bureau ou entreprendre les démarches auprès des personnes compétentes;
• éliminer des fournitures de bureau et des consommables informatiques courants selon les directives.

Environnement de travail

Les activités des assistants de bureau varient en fonction de l'entreprise qui les emploie. Dans les petites équipes la polyvalence est appréciée. Dans les grandes entités, la variété de leurs tâches peut être restreinte. Ils collaborent essentiellement avec des employés de commerce qui supervisent certaines des tâches confiées.