L'organisateur ou l'organisatrice d'événements s'occupent de la préparation de congrès ou de manifestations dans les domaines du commerce (foires, lancements de produits), de la culture (vernissages, expositions, concerts, festivals), de la politique (réceptions, meetings, campagnes), du sport (compétitions, galas), du tourisme (animations dans les stations), pour les autorités (réceptions officielles) ou des privés (anniversaires, mariages, baptêmes, etc.). Ils interviennent à tous les stades du processus, qui va de la recherche de financement à la promotion de l'événement.

Leurs principales activités consistent à:

Planification de l'événement

• identifier les souhaits et les attentes de la clientèle (but recherché, public cible, etc.);
• proposer le concept à l'aide d'un dossier (images, graphiques) et négocier le budget;
• clarifier les questions de droits d'auteur, demander les autorisations nécessaires aux autorités, contracter des assurances;
• solliciter des dons, obtenir des contrats de sponsoring;
• alimenter et tenir à jour un carnet d'adresses et le calendrier de l'événement;
• définir le matériel et les installations nécessaires; trouver des entreprises chargées de fournir les prestations, négocier les contrats;
• définir un cahier des charges pour les différents intervenants;
• élaborer ou adapter des stratégies de communication et gérer les relations avec les médias; préparer des dossiers pour les campagnes de promotion; exploiter le nom et l'image de l'événement;
• engager le personnel (fixe et intérimaire), recruter les bénévoles;

Gestion de l'événement

• assurer le suivi des mandats en supervisant le travail des différents prestataires et intervenants;
• organiser le transport et le montage des infrastructures (scènes, écrans, tentes de fête, installations sanitaires, etc.);
• superviser et diriger le personnel et les bénévoles;
• gérer les imprévus, trouver des solutions alternatives si nécessaire;
• veiller au respect des normes de sécurité et de prévention des accidents;

Clôture de l'événement

• superviser le démontage des infrastructures et veiller à la remise en état des lieux;
• établir un bilan et un dossier de la manifestation;
• selon l'importance de l'événement, organiser une séance de clôture et diffuser un communiqué à la presse;
• veiller à la facturation des infrastructures mises à disposition et au versement des salaires du personnel et des prestataires.

Environnement de travail

Les activités des organisateurs d'événements varient selon le type de manifestations. Ils peuvent travailler seuls mais assument généralement la responsabilité d'une équipe (personnel temporaire, hôtesses ou bénévoles) et collaborent avec d'autres professionnels (animateurs, techniciens, etc.). Ils sont en contact étroit avec la clientèle et les différents prestataires, et se déplacent fréquemment. Leurs horaires sont irréguliers car leurs activités se déroulent souvent le soir et le week-end, dans des conditions stressantes.